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试谈财务软件“反记帐”、“反结帐”功能

随着IT技术特别是以Internet为代表的网络技术的发展，电算化会计信息系统进一步向深层次的发展，这些变革无疑给企业带来了巨大的效益，但同时也给内部控制带来了新的问题和挑战。比如时下财务软件产品中的“反记帐”、“反结帐”功能的提供，给无痕迹的电算化核算带来了巨大的隐患。
所谓“反记帐”就是将已记帐的凭证通过记帐的逆向过程，恢复到记帐前的状态。记帐逆向过程的实现，依赖于进行记帐核算处理时保留的记帐线索。反记帐处理时，沿着这些记帐线索进行逆向处理，从而使系统返回到记帐前的状态。这样，反记帐功能是否能够准确实现，就取决于两个方面，一方面是在进行记帐算处理时，记帐线索的全面及准确保留，另一方面是记帐线索的全面可逆。
首先，记帐线索的全面保留，从理论上讲是可以实现的，但在具体的产品设计时，若全面保留这些线索，系统数据便会成倍增长；同时由于具体记帐次数的不可控及记帐后的后续处理业务的不可控等因素，导致实际产品设计时，只能保留重要线索，而无法全面保留记帐线索。特别是大中型的财务软件产品的设计，由于其功能的涉及面较广，更无法实现线索的全面和准确保留。
其次，按照已保留的线索进行逆向处理，从理论上讲也是可以实现的，但在实际的产品设计上分析，是无法准确实现的。因为即使是核算型的财务软件产品，记帐时也要涉及到许多辅助核算数据，如：往来核算数据、存货核算数据、银行对帐数据等等，记帐后这些数据在相关的功能模块中将被进一步处理，这些处理在记帐的逆向处理中是难以全面、准确实现的。比如一批收款凭证记帐后，其中一部分对应客户应收款的数据将被带入应收款管理及购销存管理中，这些数据在这些系统中被对应核销，而目前的财务软件产品是无法得知是凭证中的哪些被对应核销的。实施反记帐后，这些凭证将被恢复到记帐前状态，再通过放弃审核则可以进行修改，之后这些凭证再次进行记帐后，又会将应收的数据带入应收款管理及购销存管理中。如此操作，极有可能造成数据的错误。
由于反记帐功能的设计，要求系统不仅要严格按照记帐和记帐规则进行相应的处理，并要存储相应的记帐数据，还要考虑记帐线索的记录、存储及可逆，因而进一步复杂了系统数据的组织，必然会降低系统的处理效率和处理质量。
反结帐功能的道理与反记帐相类似，甚至可以进行跨月度、年度操作。
反记帐、反结帐功能对财务软件产品设计而言，不仅要牺牲产品的效率，加大设计难度，而且还冒着违法的危险：财务会计制度及财务软件相关的法规明令禁止在财务软件中提供反记帐、反结帐功能，这是为什么呢？有市场，必是因有需求，是谁的需求？毫无疑问是用户的需求，此功能对用户而言有着如此的不精确性，却还有如此大的需求，又怎么解释呢？
从表面上看，反记帐和反结帐功能的实现是给用户带来了方便。但事实是否真是如此呢？
按照财务会计制度的要求，记帐的凭证，若有错误，只能进行有痕迹的修改，某一会计期间在进行结帐后，就不能再处理本会计期间的业务。而在企业的实际应用中，错误是无法避免的，这些错误可能是由于使用者的疏忽或者是失误造成的，或者是无知造成。在实际操作中，在记帐甚至在结帐之后，由于财务软件产品功能的提供，可以恢复到记帐前的状态，从而实现对记帐前的凭证进行无痕迹的修改。这与相关的法规是相违背的。而且这些功能可能给某些别有用心的会计人员进行作弊提供了技术支持。例如，某一年度进行结帐审计之后，本来相关档案是要完全封存、进行存档的，而由于反记帐和反结帐功能的提供，就可以在以后的任意时间简单、方便、无痕迹地改动该年的会计数据，这无疑使财务会计系统的安全性大打折扣，给作弊之人提供了可乘之机。
反记帐、反结帐的功能的操作，将会导致财务报表的不一致。例如，某一会计期间结帐后，将依据这一会计期间的核算结果编制各种会计报表，其中部分会计报表将对外报送。之后再通过反结帐、反结帐功能，对本会计期间的业务进行调整、修改、补充，之后得出的会计报表与已对外报送的财务会计报表可能不一致。这种情况不仅违背了财务会计制度和相应的企业管理制度，而且极有可能给企业带来不必要的麻烦，甚至带来无可预料的损失。
如上文所述，根据反记帐、反结帐的功能的原理，极有可能导致系统数据的错误，一方面是记帐和结帐时留下的线索的不完整，另一方面是进行逆向处理时极容易导致前后数据的不一致。特别是大中型企业的财务会计软件系统，其产品的功能和数据的复杂性，更容易导致数据产生错误。
即然如此，那么取消反记帐、反结帐之后，会产生什么样的影响呢？
从表面上看，取消反记帐、反结帐功能之后，企业财务会计工作中的正常失误在后期工作中就无法实现无痕迹的更正，只能进行有痕迹的更正。所以问题是关键就是如此看待有无痕迹修改的问题。
从财务会计制度来看，财务会计制度中明确规定，在后期的工作中发现前期工作中的失误，必须进行有痕迹的更正，只要这种更正或调整是符合财务会计制度的，尊重真实性原则的，就不会对企业的利益产生任何影响。从企业经营管理的角度来看，工作中的失误，可能导致财务会计信息的不准确，但是，无论这些错误是采用何种方式进行调整的，在这些失误被发现之前，由于根据错误信息所作出的判断、决策而产生的损失都是无法弥补的。取消了反记帐、反结帐功能，反而更容易发现工作中的失误，正确地评价工作人员的工作质量，同时，也为提高企业的工作质量，提高企业财务会计为经营管理及时提供准确的信息资料起到了一定的监督和鞭策作用。